Ley de Protección de Datos

1. Generales
1.1 SECOBRAEX S.A. es una empresa dedicada a los servicios de cobro y recuperación de
cartera, con equipo altamente capacitado para brindar resultados notables y construir
relaciones de confianza con sus clientes.
1.2 Al utilizar servicios, ponerse en contacto, establecer relaciones y gestionar información,
nos confías tus datos personales.
1.3 SECOBRAEX S.A. con la presente Política de Datos Personales reconoce los derechos
sobre los datos personales de las personas naturales, establecidos en el artículo 66
numeral 19 y artículo 92 de la Constitución de la República del Ecuador, en la Ley Orgánica
de Protección de Datos Personales (en adelante “LOPDP”) y demás normativa aplicable.
Por lo anterior, pone a disposición de clientes, proveedores y colaboradores su Política
de Protección de Datos Personales.
1.4 SECOBRAEX S.A., mantiene su política independiente, por lo tanto, al ingresar y utilizar la
página de internet https://www.secobraex.com/ en adelante denominada como “la
página de internet” el usuario (titular de datos personales) declara que está entendiendo
y aceptando los términos y condiciones ubicados en la sección correspondiente a
“política de protección de datos personales & términos y condiciones”, declaran y
otorgan expresamente su aceptación y consentimiento libre, específico, informado e
inequívoco, utilizando para tal efecto, medios electrónicos. Esta política podrá ser
actualizada a gusto de SECOBRAEX S.A. sin previo aviso.
1.5 SECOBRAEX S.A. y el titular declaran que, al no existir, error, dolo, mala fe o cualquier
otro vicio de la voluntad que pudiera anular la validez del presente instrumento,
acuerdan en sujetarse al tenor de lo estipulado en las siguientes condiciones:
2. Definiciones
a. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
b. Clientes: Persona natural o jurídica con las cuales SECOBRAEX S.A. mantiene una relación
comercial directa.
c. Confidencialidad: Garantía otorgada por el Responsable o Encargado, de que los Datos
Personales serán protegidos y no serán divulgados de conformidad a lo establecido en la
LOPDP.
d. Consentimiento: Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca,
por el que el titular de los datos personales autoriza al responsable del tratamiento de
los datos personales a tratarlos.
e. Dato Personal: Cualquier información que identifica o hace identificable a una persona
natural, de manera directa o indirecta.
f. Delegado de protección de datos: Persona natural que sirve como vínculo de
comunicación entre los Titulares, el Responsable o Encargado y la Autoridad de
Protección de Datos Personales.
g. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, que solo o de manera conjunta
con otros trate Datos Personales a nombre y por cuenta de un Responsable de
Tratamiento de Datos Personales, garantizando el cumplimiento a cabalidad de las
exigencias de la LOPDP.
h. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales: Se refiere al propósito o razón por la que
SECOBRAEX S.A. recopila, utiliza, almacena o procesa datos personales, y da origen a la
relación entre SECOBRAEX S.A. y el titular.
i. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que solo o de manera conjunta
con otros decide sobre la finalidad del Tratamiento de Datos Personales.
j. Reclamo: Solicitud del Titular de los Datos Personales o de las personas autorizadas por
este o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar
la Autorización.
k. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de
un encargado Responsable o Encargado.
3. Objeto de la Política
La Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) aplica a
todos los datos personales, objeto del tratamiento, a cargo de SECOBRAEX S.A. como
Responsable, al Encargado que llegare a nombrar y todos los sujetos involucrados en su
tratamiento, manejo de bases de datos y archivos físicos o digitales, de acuerdo al consentimiento
expreso, voluntario, inequívoco, informado y específico que han otorgado debidamente sus
titulares para su tratamiento legítimo y lícito.
Por esto, SECOBRAEX S.A. aclara que la información confidencial, comercial, y estratégica es uno
de sus activos más importantes, y por ende, esta información cuenta con especial protección,
para garantizar la confidencialidad y seguridad de estas bases de datos, tanto por el bienestar de
los titulares, como por normativa corporativa vinculante.
4. Ámbito de aplicación
Esta Política se aplica a todos los miembros de la compañía, a terceros que presten sus servicios,
independientemente de su posición jerárquica dentro de SECOBRAEX S.A. o sus
responsabilidades. Por esto, SECOBRAEX S.A. exige que sus miembros se encuentren
suficientemente capacitados para asegurarse de que la presente política sea cumplida, tanto a la
interna como por terceros en pro de la compañía.
Nuestra Política garantiza el cumplimiento con la legislación vigente en materia de Protección de
Datos Personales y de las normativas que, a futuro, puedan regularla o modificarla.
5. Identificación del Responsable de Datos Personales
El Responsable de la recopilación y Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares será
SECOBRAEX S.A. quien se compromete a respetar lo establecido en la presente Política.
El domicilio que establece es el siguiente: Av. Río Amazonas & Azuay, Quito 170135. Ecuador
Edificio Confianza, piso 6 oficina 602.
Correo electrónico: servicioalcliente@secobraex.com
6. Tratamiento y finalidades a los cuales serán sometidos los datos personales
SECOBRAEX S.A. acepta y reconoce que podrá tratar los Datos Personales del TITULAR,
directamente y/o a través de Encargados, de conformidad con el tipo de relación que tiene con
el TITULAR, para las siguientes Finalidades Primarias:
6.1 El Titular – Deudor:
a. En el proceso de recuperación de deudas, es fundamental que el deudor no sea sometido
a situaciones de vergüenza o calumnia, ni sea objeto de prácticas coercitivas ilegales o
amenazas de ninguna índole por parte de SECOBRAEX S.A. por esta razón los datos
personales serán tratados para los siguientes fines:
a. Contactarlo vía telefónica, mediante mensajes, llamadas o correo electrónico,
por redes sociales o cualquier otra plataforma de mensajería electrónica y no
podrán hacerlo más de una vez al día, mediante el mismo mecanismo, ni en un
horario previo a las 7h00 o posterior a las 20h00, fines de semana o feriados.
b. SECOBRAEX S.A. como parte de la gestión de cobranza, realiza llamadas telefónicas a los
números de titularidad de los usuarios que mantienen obligaciones pendientes.
c. Realizar los trámites necesarios para verificaciones en el buró de crédito y demás
plataformas financieras.
d. Tiempo de conservación de llamadas:
a. SECOBRAEX S.A. como acreedor: Como cartera propia el tiempo de conservación
de las llamadas será de 15 años.
b. SECOBRAEX S.A. como auxiliar de cobro de cartera: Una vez el contrato culmine,
las llamadas serán eliminadas inmediatamente.
6.4 El Titular – Cliente / Cedente:
a. Para brindar al TITULAR-Cedente los productos y/o servicios SECOBRAEX S.A.
comercializa, conforme a las solicitudes formuladas a través de cualquier medio, para
que el TITULAR-Cedente pueda beneficiarse de ellos.
b. Contactar al TITULAR-Cedente por cualquier medio, a fin de realizar aclaraciones y
seguimiento sobre pagos o cualquier otra situación derivada de los productos y/o
servicios proporcionados por SECOBRAEX S.A., así como quejas o comentarios.
c. Registrar y actualizar los datos en el sistema de administración empresarial interno, para
el acceso a los Datos Personales por las personas autorizadas.
d. Coordinar reuniones con el TITULAR-Cedente mediante: vía telefónica, por correo
electrónico o físicamente.
e. Generar un registro en la base de datos de Clientes, que será conservado por el tiempo
que duren las relaciones comerciales y hasta 15 – quince años posteriores a finalizadas.
f. Realizar y almacenar un expediente físico y/o electrónico del TITULAR-Cedente
durante el tiempo que dure la relación comercial y hasta por 15 – quince años posteriores
a la terminación de la relación comercial.
g. Realizar contacto con el TITULAR-Cedente para llevar a cabo la gestión y cobranza de
adeudos; en su caso, contactar a las personas que el TITULAR-Cedente haya autorizado
como contactos de pago y/o emergencia.
h. Emisión de facturación y notas de crédito derivadas de la comercialización de los
productos y/o servicios ofrecidos por SECOBRAEX S.A. Dichas facturas, en formato físico
y/o electrónico y las notas de crédito, serán conservadas por SECOBRAEX S.A. durante el
plazo de vigencia de las relaciones comerciales y por 15 – quince años posteriores a
finalizadas.
6.4 El Titular – Proveedor, Prospecto de Proveedor y/o Prestador de Servicios (conjuntamente
denominados “Proveedor”):
a. Contactarlo vía telefónica, por correo electrónico o por cualquier otro medio, para
solicitar o dar seguimiento a las solicitudes de información, de servicios y/o productos
que requiere SECOBRAEX S.A.
b. Dar de alta el perfil del Proveedor en el sistema de administración interna para el acceso
por parte del personal autorizado para ello, que serán conservados durante el tiempo
que dure la relación comercial con el TITULAR-Proveedor y por 15 – quince años
posteriores a finalizada la misma.
c. Contactar al TITULAR-Proveedor por cualquier medio, a fin de realizar aclaraciones y
seguimiento sobre pagos o cualquier otra situación derivada de los servicios que requiere
SECOBRAEX S.A.
d. Conservar por un periodo de 15 – quince años desde que son generadas, las facturas y
notas de crédito, en formato físico y/o electrónico, derivadas de los productos y/o
servicios que requiere SECOBRAEX S.A.
e. Conservar por un periodo de 15 – quince años los contratos que la empresa celebra con
el TITULAR-Proveedor tanto en formato físico como electrónico, una vez hayan finalizado.
f. Realizar transferencias bancarias con motivo de las solicitudes de productos y/o servicios
que realice SECOBRAEX S.A.
g. Llevar un expediente físico y/o electrónico del TITULAR-Proveedor durante el tiempo que
dure la relación comercial y por 15 – quince años posteriores a su terminación por
cualquier causa.
h. Registrarlos en su sistema contable y en el sistema de control de facturación para el
acceso a los Datos Personales por las personas autorizadas para ello.
6.5 El Titular – Usuario de Redes Sociales de la página SECOBRAEX S.A.:
a. Contactar al TITULAR-Usuario de Redes Sociales de SECOBRAEX S.A., vía correo
electrónico, vía telefónica, por redes sociales o por cualquier otro medio, para atender y
dar seguimiento a sus comentarios o solicitudes de servicios y/o productos.
b. Para acceder a las redes sociales en las que participa SECOBRAEX S.A.
c. Para enviar información y promociones, previa solicitud que haya realizado el TITULAR –
Usuario de Redes Sociales de SECOBRAEX S.A. a través del formulario disponible.
d. Almacenar en diferentes bases de datos, en formato físico o electrónico, la información
de los usuarios de redes sociales de SECOBRAEX S.A.; dichos registros serán almacenados
por un término de 1-un año contado a partir de su obtención, siempre que no se
concreten las operaciones comerciales con SECOBRAEX S.A.
7. Principios
El Tratamiento de Datos Personales efectuado por SECOBRAEX S.A. se regirá por los principios de
legalidad, lealtad, transparencia, finalidad, pertinencia, minimización, proporcionalidad,
confidencialidad, calidad, exactitud, conservación, seguridad, responsabilidad proactiva y
demostrada, aplicación favorable al Titular, independencia del control. Así mismo, SECOBRAEX
S.A. podrá establecer a futuro, normativa corporativa vinculante en la materia de Datos
Personales, según lo establecido en la LOPDP. Sin perjuicio de esto, SECOBRAEX S.A. se
compromete a mantener siempre procesos de mejora continua en la materia.
Estos principios serán aplicados de manera taxativa en todas las formas de Tratamiento de Datos.
Medidas de control
A través del buen desempeño de aquellas funciones concedidas por parte de SECOBRAEX S.A., el
Delegado de Protección de Datos, deberá prestar su apoyo durante las auditorías internas para
comprobar el cumplimiento de la presente política en contraste con la LOPDP, en todos sus
niveles. De igual forma, será el encargado de determinar el alcance de nuevos procesos.
8. Procedimientos
SECOBRAEX S.A. ha establecido una serie de procedimientos que determinan las normas a seguir
por los usuarios en el tratamiento de aquellos datos de carácter personal.
Los colaboradores de SECOBRAEX S.A. han aceptado y conocen tanto sus funciones como sus
obligaciones en materia de Protección de Datos, y es por esto por lo que, para facilitar y garantizar
el buen cumplimiento de la LOPDP, se han establecido los presentes procedimientos, que serán
aprobados o rechazados por el Delegado de Protección de Datos de SECOBRAEX S.A.
Es necesario establecer que no todos los procedimientos serán aplicables a todos los usuarios,
pues, únicamente podrán activarlos cuando se justifique en base a lo dispuesto en la propia
LOPDP.
9. Derechos de los titulares
Los Titulares que hayan entregado datos personales a SECOBRAEX S.A., que sean objeto de
Tratamiento, tienen la facultad de ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:
a. Ser informado sobre cuales Datos Personales, SECOBRAEX S.A. se encuentra tratando, el
Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o
rectificados, o eliminados cuando su solicitud cumpla con los requerimientos de la
LOPDP.
b. Solicitar a SECOBRAEX S.A., prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de
sus datos personales.
c. Ser informado por SECOBRAEX S.A., previa solicitud, respecto del uso actual que estos les
han dado a sus datos personales.
d. Solicitar a SECOBRAEX S.A., de manera formal la supresión de sus Datos Personales y/o
revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación
de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No
obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización
no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de
permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación
entre SECOBRAEX S.A. y el Titular o sus compañías relacionadas, en virtud de la cual este
último entregó sus datos personales.
e. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
10. Delegado de Protección de Datos para tramitar las solicitudes de los Titulares
En caso de que el Titular desee revocar su consentimiento, así como Acceder, Rectificar, Cancelar
u Oponerse al Tratamiento de los Datos Personales que ha proporcionado, lo deberá hacer a
través de la persona designada por SECOBRAEX S.A. como Delegado de Protección de Datos, para
lo cual deberá comunicarse mediante el correo electrónico:
servicioalcliente@secobraex.com
11. Procesos para ejercer derechos de titulares sobre sus Datos Personales:
12.1 Medios para revocar el consentimiento:
El Titular de los Datos Personales podrá revocar el consentimiento que éste otorga en cualquier
momento.
Dicha revocatoria del consentimiento se deberá realizar observando el siguiente procedimiento:
El Titular de los Datos Personales podrá revocar el consentimiento que otorga en cualquier
momento. Dicha revocatoria del consentimiento se deberá realizar observando el siguiente
procedimiento:
a. Enviar un correo electrónico en atención al Delegado de Protección de Datos Personales,
mediante el cual serán atendidas dichas solicitudes.
b. Enviar una solicitud o mensaje de datos al correo electrónico antes mencionado, en el
que señale:
• El nombre completo del TITULAR, domicilio y correo electrónico para recibir la
respuesta que se genere con motivo de su solicitud;
• El motivo justificado de su solicitud;
• Los argumentos que sustenten su solicitud o petición;
• Documento oficial que acredite su identidad y;
• Fecha a partir de la cual, se hace efectiva la revocatoria de su consentimiento.
c. SECOBRAEX S.A. notificará al TITULAR, en un plazo máximo de 15-quince días término,
contados a partir de la fecha en que se recibió la solicitud sobre la revocatoria del
consentimiento, la resolución adoptada, a efecto de que, si resulta procedente, se haga
efectiva la misma dentro de los 15 – quince días subsiguientes a la fecha en que se
comunica la respuesta, mediante un mensaje que contenga que se han ejecutado de
todos los actos tendientes a no tratar los Datos Personales del TITULAR para la o las
finalidades requeridas.
12.2 Medios para ejercer los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y
Oposición:
En caso de que el TITULAR desee Acceder, Rectificar, Cancelar u Oponerse a los Datos Personales
que ha proporcionado a SECOBRAEX S.A., el TITULAR deberá seguir el procedimiento:
a. Enviar un correo electrónico en atención al Delegado de Protección de Datos Personales,
mediante el cual serán atendidas dichas solicitudes señalando lo siguiente:
• El nombre completo del TITULAR, domicilio y correo electrónico para recibir la
respuesta que se genere con motivo de su solicitud;
• El motivo de su solicitud;
• Los argumentos que sustenten su solicitud o petición;
• Documento oficial que acredite su identidad;
• Descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los derechos que se
busca ejercer.
• Tratándose de solicitudes de rectificación de Datos Personales, el TITULAR deberá
indicar, además de lo señalado, las modificaciones a realizarse y aportar la
documentación que sustente su petición.
• Para que sea procedente cualquier solicitud, el TITULAR deberá seguir y cumplir los
lineamientos específicos que señala la Ley Orgánica de Protección de Datos
Personales ecuatoriana.
12. Autorización
Previo a recibir por cualquier medio Datos Personales es obligatorio contar con el consentimiento
libre, expreso, específico, informado, inequívoco y revocable a favor de SECOBRAEX S.A. para los
fines lícitos y legítimos específicamente determinados en la presente Política.
Esta declaración de los Titulares se obtendrá a través de diferentes mecanismos ejecutados por
SECOBRAEX S.A., por ejemplo:
• Mediante cualquier documento escrito, el mismo que deberá contar con una
Autorización para el Tratamiento de Datos Personales a favor de SECOBRAEX S.A.
• De manera oral y expresa, a través de cualquier vía telefónica que se grabe por parte de
SECOBRAEX S.A.
• A través de cualquier medio tecnológico gracias al cual se deje constancia expresa de la
voluntad de los Titulares a favor de SECOBRAEX S.A.
13. Encargados del tratamiento
SECOBRAEX S.A. mantiene procedimientos internos de contratación que regulan, garantizan y
establecen aquellas medidas concretas e idóneas a tomar respecto de la contratación de los
servicios de proveedores a quienes se les brinde acceso a datos, a través de la figura de
encargados de tratamiento. De igual manera, pueden existir proveedores que, sin ser encargados
de tratamiento, podrán acceder a datos personales en responsabilidad de SECOBRAEX S.A. La
prestación de estos servicios se regulará en los correspondientes contratos de tratamiento de
datos o incluyendo cláusulas ad hoc en el contrato principal del servicio.
14. Transferencias internacionales de datos personales
SECOBRAEX S.A. mantiene presencia nacional, por lo tanto, las transferencias internacionales de
datos personales, no aplican.
15. Implementación del sistema de gestión de protección de datos personales
En seguimiento a los principios y normas incluidos en esta Política, SECOBRAEX S.A. mantendrá
un desarrollo continuo de procedimientos internos, o cualquier otro documento de apoyo
interno, a través de quien requiera, que permitirán la implementación de la normativa
ecuatoriana vigente, aplicando taxativamente un sistema de gestión de protección de datos
interno. Estos procedimientos, documentos y demás instrumentos, serán de carácter
vinculante para todos los miembros de SECOBRAEX S.A.
16. Seguridad en los Proveedores
SECOBRAEX S.A. mantendrá especial cuidado y atención al evaluar la criticidad y posibles riesgos
de aquellos servicios susceptibles a subcontratación, en tal manera que se puedan identificar
aquellos que sean relevantes desde el punto de vista de la seguridad de la información y Datos
Personales, sea esto por su sensibilidad o naturaleza, siempre en dependencia con la continuidad
del negocio de cobranza.
En aquellos servicios subcontratados se deberán observar y cuidar: procesos de selección,
requerimientos contractuales como la terminación contractual, la monitorización de los niveles
de servicio, la devolución de datos y las medidas de seguridad implantadas por el proveedor para
el buen tratamiento de los datos personales.
17. Terceros, información confidencial e información comercial
sensible
SECOBRAEX S.A., mantiene medidas necesarias que aseguran que, terceros con quienes
mantienen alguna clase de relación comercial o profesional, también estén obligados a mantener
confidencialidad de aquellos documentos recibidos en la relación con las actividades de la
compañía.
SECOBRAEX S.A. asegura que sus miembros, previo a entregar cualquier tipo de información
confidencial e información comercial sensible, se han cerciorado de que los destinatarios de esta
han asumido su obligación de confidencialidad. Dicha obligación de confidencialidad se recogerá
en el correspondiente acuerdo de confidencialidad que deberá ser preparado y revisado por el
jefe del área correspondiente.
18. Control y evaluación
SECOBRAEX S.A. mantendrá un sistema de gestión de protección de datos, el cual se controlará y
se evaluará de forma periódica. Para esto, se podrán realizar auditorías sobre el cumplimiento
tanto con la presente Política como con toda la normativa vigente sobre la materia en general, a
través de la dirección y supervisión del Delegado de Protección de Datos de SECOBRAEX S.A.
De igual forma, Auditoría Interna, bajo el cumplimiento de sus funciones y en observancia de su
planificación anual de revisión sobre SECOBRAEX S.A., incluirá un apartado específico en materia
de Protección de Datos con el fin de controlar el cumplimiento de la normativa a aplicable.
Los resultados obtenidos de las diferentes auditorías sean a través de Auditoría Interna, o a través
del Delegado de Protección de Datos Personales, deberán ser comunicados directamente a la
Gerencia General de SECOBRAEX S.A., con la finalidad de que se tomen acciones en particular.
19. Tratamiento de datos sensibles
SECOBRAEX S.A., garantiza que tratarán Datos Sensibles recolectados bajo estándares de
seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, SECOBRAEX S.A.
implementará medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su normativa interna,
de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores,
compañías vinculadas y aliados comerciales.
20. Legislación aplicable
Nuestra política de Protección de Datos Personales se rige por lo dispuesto en la LOPDP vigente
sobre Protección de los Datos Personales, así como a lo que se refiere el Artículo 66 de la
Constitución de la República del Ecuador, y demás normas vigentes así como aquellas que se
puedan emitir a futuro.